1、要提供清洁合格的签章文件，避免用不清洁或破损的文件，避免使用过期的原产地证，出具的CI要正规，CI纸太薄的要粘贴一张白纸。
2、签章文件须有公司章和贸促会签章章(及签名)，避免印章漏盖、反盖或多盖以及印章不清，文件附页应粘连在正页上．并在交接处加盖贸促会骑缝章。
3、由商检局出具的文件上不能再加盖贸促会签章章，否则将视为无效。
4、要详填"代办申请领馆签章申请表"、中各栏目(有固定格式，与我索取)，尤其是"申请单位、地址、邮编、TE、传真及经办人"、"使用国别"、"送往国别"、"送往领馆"及"文件名称、份数及编号"也需填写清楚。文件份数控页计算，如需签章产地证一正二付，应写3份。"返回时间"可署具体日期或"尽快"字样。一个单位申请送办二个以上领馆，每个领馆写一张申请表。
5、产地证中第l栏与1栏的公司名称必须相符，CI上公司名称与所盖公司也需相符。
6、产地证中第6-10栏的内容如有错不能更改、只能重新制单。
7、CI的单价、数量与总金额的计算不能有错。
8、产地证签发日期不能早于CI日期。
涉外商业类、涉外民事类各国领馆签章
涉外商业类：产地证，商业Invioceioce、装箱单、代理协议、授权书、价格单、委托信、合同、报关单、营业执照、商检局出具的(卫生许*可*证证明/装运前检验证/书/健康证/分析证等)、检测公司出具的SGS、CE、ISO检测报告，自由销售证/书等等各类商业文件送各国领馆签章。
涉外民事类：学历公证/书、未婚公证/书、出生公证/书、未刑公证/书、成绩单等各类留学文件、各类出国文件送各国领馆签章。
领馆签章具有以下几个方面的作用：
（1）通过领馆签章证明出口商所提交的单据文件上的印章及签字真实，从而向境外机构起一种证明和介绍作用，不致因进口国有关机构怀疑单据文件的真实性而影响该单据文件在境外的使用效力。
（2）通过领馆签章，可以使被签章的单据文件在中华人民共和国境外发生法律效力，并被进口国有关机构（如贸易主管部门、、银行等）所承认和接受，确保出口贸易各项程序（如报盘、申请进口许可、出口结汇）的顺利进行。
但是，由于领馆签章并没有确认和证实单据文件上记载的内容是否真实，所以进口国相关机构仍然可以对单据文件的内容进行审查，以确认能否被进口国所接受。如果经进口国审核，单据文件内容不真实，尽管该单据文件经过领馆签章，仍可能被拒绝接受。
（3）通过领馆签章可以使进口国的驻华领馆对我国与其贸易进行统计和审查，特别是就进口国实行特殊贸易政策的货物实施审查并加以控制（如禁止或进口、反倾销等）。而且通过领馆签章可以防止商人的诈、弄虚作假和逃税行为。
（4）由于领馆签章费用较高，因而从某种意义上说，是一种非关税性贸易壁垒，也可以达到变相进口的目的。同时，通过领馆签章收取签章费用，也可以增加领馆的收入。
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